Kan FriFonds søknadsprosesser gjøres enklere?

Mange organisasjoner med barne- og ungdomsarbeid søker tilskudd fra Fordelingsutvalget og LNU. I vår lokallagsmodul har vi egen løsning for å håndtere årsrapporteringen fra lokallag til regionalt og sentralt hold på enklest mulig måte.

Løsningen har vi laget sammen med dyktige folk fra Normisjon, Acta, NMSU og KRIK.  Vi tror at organisasjonen og lokallaget sparer mye tid på dette. Noe som også sikrer trygge rutiner for etterprøving og kontroll.

Fordelingsutvalget og LNU forvalter midlene på vegne av det offentlige. 

I de siste tre årene har kravene til kontroll blitt flere. Hver for seg er det enkle grep, men totalt sett stiller dette krav til kontroll og gjennomføring som organisasjonene må ha klart for seg.

Fram til 2019 var det nok med «Ja-, vi har brukt opp alle midlene». Nå må lokallagene rapportere hva de har brukt midlene til. Dette krever kontroll i sysakene. Særlig siden beløpene ofte er små og antallet lokallag er stort. I tillegg må vi ha kontroll på antall betalende medlemmer, alder på medlemmene, status på verv i lokallagene og dato for sist årsmøte.

Nye regler fra de siste 3 år:

• Det kan ikke tildeles nye midler før det er rapporter for tidligere tildelte midler.
• Også tildelte midler som er vanlig kalles driftsmidler skal rapporteres på
• Ubrukte midler skal returneres
• Det er organisasjonenes ansvar at midlene lokalt er bruket på rett måte og blir rapportert. Hvis ikke må organisasjonen dekke kostnadene ved feil.

Christian Grøtterud, tidligere økonomileder i Laget, har mange år med erfaring fra Frifond, og han poengterer at suksess krever tett oppfølging av lokallagene, uten at man brekker nakken på administrasjonen.

Christian Grøtterud, tidl. økonomileder i Laget

«Kan man automatisere noe av oppfølgingen er det en viktig nøkkel. For å øke antall innrapporteringer innen fristene må rapportering være så enkelt og intuitivt som mulig. Alt som gir usikkerhet og manglende forståelse fører til problem, og manglende svar. Aller helst bør rapportsiden være så interaktiv som mulig.»

For å hjelpe lokallagene å løse søknad og rapporteringsarbeidet har vi implementert flere hjelpefunksjoner i MinSide lokallag- og frifondsmodul. For eksempel vil systemet hente frem alle data som Fordelingsutvalget krever, og gi lokallaget tilbakemelding om eventuelle mangler før de skal rapportere. Leder kan da korrigere det som mangler, og sende inn rapporten. Organisasjonen sentralt (og evt. regionalt) kan behandle de innkomne rapportene, og følge opp de lokallag som ikke har levert.

Når tilskuddsmidlene kommer, vil systemet beregne tilskuddsbeløpet for hvert lokallag, basert på medlemstall og godkjente prosjektmidler / oppstartsmidler.

Ønsker du å vite mer om hvordan søknadsprosessen, rapportering og tildeling kan gjøres enda enklere? Ta gjerne kontakt med Øyvind Akselsen, produktansvarlig for medlemsløsninger hos ProFundo. oyvind@profundo.no