Registrering av manuelle gaver krever mye ressurser for mange organisasjoner. Avhengig av hvordan pengene har blitt overført (håndskrevet brevgiro, cash i bank, nettbank), kan fila inneholde mer eller mindre informasjon som: melding fra betaler, betalers kontonummer, betalers navn og adresse.
Vi har utviklet en automatisk løsning på registrering av slike gaver: ISO 20022. Programlogikken leser all informasjon, og tolker et valg av betaler (giver), aksjon og produkt. Dersom det er lastet ned en fil, vil den også bli lest inn i databasen.
Fra å måtte gjøre hele denne jobben manuelt gjenstår nå kun kontroll av bunker og sette status til ”Til Prosessering” når man er fornøyd med innholdet. Bunken vil så bli prosessert som vanlig. Her spares mye tid som kan brukes på andre viktige oppgaver.
For WWF er ProFundos giversupport viktig.
Vi bruker serviceteamet til når avlasting når vi selv ikke har kapasitet til å følge opp alle giverne våre, f.eks. ved sykdom, ferieavvikling eller spesielt travle perioder.
Da kan vi være trygge på at alle rutiner blir fulgt opp på en gode måte, og at giverne våre får raske og gode svar.
Dermed kan vi gjennomføre kampanjer som kan kreve mye oppfølging, fordi vi vet vi kan få ekstra kapasitet på servicesiden på kort oppfølging.
Det betyr også at vi vet giverne våre får god service når våre egne ansatte tar ferie.
Registrering av manuelle gaver er tidkrevende.
Jeg er svært fornøyd med hvordan dette fungerer og det sparer oss for mange timers arbeid hver uke. I perioder hvor vi har eksterne kampanjer og får inn manuelle betalinger er dette spesielt arbeidsbesparende. Men vi har også mange faste givere som har opprettet faste betalingsavtaler selv uten bruk av hverken avtalegiro eller KID og det har vært en betydelig jobb å registrere disse betalingene manuelt. Nå kommer de som betalingsforslag og for det store flertallet av gaver, er forslaget som systemet gir riktig både med hensyn på person og formål.
Men selv om det krever en gjennomgang av alle betalingene for å sikre optimal registrering, er likevel arbeidsbesparelsen stor. Dette frigir tid vi kan bruke på oppfølging av våre givere og gir etter min vurdering minst like høy nøyaktighet som når gavene ble registrert manuelt.
