Lettvint dokumenthåndtering i Min Side

Har du foldere, logoer, eller dokumenter som gjerne skulle være tilgjengelig for ansatte og frivillige? Ønsker du å gi lokallagslederne enkel tilgang til siste vervebrosjyre? I januar ble ny dokumenthåndteringsmodul lansert for Min Side.

Med full tilgang kan brukere laste opp, gi eget filnavn, laste ned og slette dokumenter i databasen. Eventuelle brukere med begrenset tilgang kan for eksempel kun få tilgang til å laste ned og/eller åpne dokumenter. Nyttig for lokallagsledere som har informasjon til sine.

Beskrevet med tekniske termer fungerer det slik at dokumentene (word, excel, pdf, jpg etc) lagres som binærdata i databasen med tilhørende infoenhet i PMF som et “vindu” til fila. Infoenheten inneholder informasjon om hvem som opprettet filen, når filen ble opprettet/lastet opp, filnavn, type fil, og evt. aksjon. Ved sletting oppdateres infoenheten med slettetdato samt hvem som slettet filen.

For å konkretisere, bruker Foreningen for hjertesyke barn (FFHB) løsningen på den måten at sentraladministrasjonen legger dokumenter tilgjengelig for alle med særskilte verv i organisasjonen. I Sjømannskirken opprettes «eiere» av dokumenter (eks. en undervisningsinstitusjon, en bedrift etc.) hvor alle som er tilknyttet bedriften har tilgang til å åpne dokumentene. Dokumenter kan eies helt ned på individnivå. Et veldig godt eksempel er bedrifters beredskapsavtaler hos Sjømannskirken, som nå er tilgjengelig i Min Side kun for de det gjelder. Tidligere satt gjerne ulike ansatte med forskjellige versjoner på egne pc’er.

Ta kontakt her om du ønsker pristilbud på Min Side eller den særskilte dokumenthåndteringsmodulen.

Utviklet av Netlab | Oppdateres med eRedaktør